informations générales
La personne sera déployée en temps partagé sur différentes structures sur lesquelles elle interviendra dans le cadre de mission d'assistanat administratif et commercial.
Cet accompagnement administratif/commercial intervient dans la continuité du travail mené sur le projet et la structuration de l'entreprise concernée.
Les missions seront donc différentes pour chaque client, fonction de ses besoins. Une convention sera mise en place cadrant les missions pour chacune des structures. Il est bien noté que, dans ce cadre, l'assistante administrative restera sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice / gérante.
Dans ce cadre, les missions déployées pourront être les suivantes (adaptées à chaque structure) :
- Secrétariat général de la structure (ouverture et tri du courrier, saisie, rédaction de réponses à des courriers ou demandes courantes, classement, archivage, etc.)
- Administration des ventes : gestion des demandes d'information clients, réalisation des devis, suivi des commandes et facturation
- Suivi des règlements et récupération des impayés
- Suivi de la facturation « fournisseurs » et gestion des règlements
- Rapprochement comptable et préparation des éléments pour le prestataire ou la personne en charge de la saisie comptable et des déclarations fiscales
- Création et/ou déploiement d'outils administratifs courants répondant aux besoins de la structure
(ex : base de documents commerciaux, fichiers de suivi, base de convention, base de données, arborescence informatique, documents partagés, agenda partagé, serveur distant, etc.)
- Suivi des indicateurs budgétaires, financiers et d'activité de la structure préalablement définis
- Appui à la réalisation des obligations règlementaires et douanières
Les compétences attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, logiciels de gestion, etc.)
- Connaissances de la règlementation et des formalités s'imposant aux structures vitivinicoles
(notamment douanières)
- Anglais courant
** L'envie et la capacité d'apprendre seront privilégiées à la connaissance technique***
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Les missions seront donc différentes pour chaque client, fonction de ses besoins. Une convention sera mise en place cadrant les missions pour chacune des structures. Il est bien noté que, dans ce cadre, l'assistante administrative restera sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice / gérante.
Dans ce cadre, les missions déployées pourront être les suivantes (adaptées à chaque structure) :
- Secrétariat général de la structure (ouverture et tri du courrier, saisie, rédaction de réponses à des courriers ou demandes courantes, classement, archivage, etc.)
- Administration des ventes : gestion des demandes d'information clients, réalisation des devis, suivi des commandes et facturation
- Suivi des règlements et récupération des impayés
- Suivi de la facturation « fournisseurs » et gestion des règlements
- Rapprochement comptable et préparation des éléments pour le prestataire ou la personne en charge de la saisie comptable et des déclarations fiscales
- Création et/ou déploiement d'outils administratifs courants répondant aux besoins de la structure
(ex : base de documents commerciaux, fichiers de suivi, base de convention, base de données, arborescence informatique, documents partagés, agenda partagé, serveur distant, etc.)
- Suivi des indicateurs budgétaires, financiers et d'activité de la structure préalablement définis
- Appui à la réalisation des obligations règlementaires et douanières
Les compétences attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, logiciels de gestion, etc.)
- Connaissances de la règlementation et des formalités s'imposant aux structures vitivinicoles
(notamment douanières)
- Anglais courant
** L'envie et la capacité d'apprendre seront privilégiées à la connaissance technique***
